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Il business plan: aprire bar valutare gli incassi e prevedere i rischi



business plan bar

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Il business plan, il piano d’affari, è spesso visto come uno strumento complesso e preso in considerazione solo da aziende di grosso livello. In realtà, anche per aprire bar e attività in genere, il business plan, visto come strumento di analisi preventiva dei rischi e benefici di un impresa, è uno strumento semplice e fondamentale che può aiutare ad evitare gravi errori.

L’obiettivo fondamentale da tenere presente nella realizzazione di un business plan è quello di elencare e articolare tutti i costi che la struttura dovrà sostenere e valutare se la struttura stessa sarà in grado si sviluppare un giro d’affari sufficiente a coprire questi costi.

La prima cosa da fare è partire dalla fine, cioè valutare i possibili incassi. Perché partire da qui? Per non essere influenzati dalla determinazione dei costi che nel nostro immaginario devono essere ben inferiori agli incassi. Cerchiamo di pensare freddamente; l’entusiasmo è davvero la più rischiosa delle doti nella realizzazione di un business plan.

Per valutare i possibili incassi si parte generalmente dalla determinazione dell’importo dell’unità di vendita, generalmente definita come scontrino medio. In pratica è come se prendessimo l’incasso della giornata e lo dividessimo per il numero di scontrini.
Alcuni dei nostri clienti (parliamo di un bar) prenderanno solo un caffé, qualcuno un caffé o un cappuccino e una brioche, altri verranno con gli amici e in uno scontrino metteranno tre caffé e altrettanti bicchieri d’acqua etc. per darci una mano in questo compito spiazzante, e per convenzione, nei bar italiani si considera scontrino medio il costo dell’espresso moltiplicato per 1.8
In pratica con un espresso a 0,90€ lo scontrino medio sarebbe di 1,70 euro. Naturalmente questo dato può variare moltissimo se il bar offre pasticceria, gelateria, lunch o aperitivi.

Non è un compito semplicissimo questo, e forse è una di quelle volte in cui lavorare con un “esperto” o consulente può essere davvero importante. Attenti a non essere disposti a spendere mille euro in più per un tipo di rifinitura e a lesinare su ruoli che possono evitare errori fatali.

Una volta determinato lo scontrino medio è il momento di moltiplicarlo per il numero di volte che lo batteremo durante la giornata. Come determinare il numero di scontrini? È un altro compito nell’esecuzione del quale non fa male contare su un po’ d’esperienza.
Sono diversi i metodi usati per calcolarlo: dal numero di scontrini per ora/minuto al tasso di occupazione dei tavoli. Vi sembra ragionevole battere 40 scontrini per ora? È possibile, ma vuol dire essere occupati sempre al bar, e a volte essere in difficoltà se si  è da soli. Vi sembra possibile nello spazio e nel passaggio di fronte a quello che sarà il vostro bar? Riflettete bene su questa impressione, può evitare disastri.

Fatto questo abbiamo determinato gli incassi. Attenti all’estate se gli uffici intorno chiudono e all’inverno se il vostro spazio è soprattutto esterno, includete la stagionalità nel vostro calcolo, e calcolate anche il fatto che l’incasso valutato è lordo, bisogna togliere l’IVA.

A questo punto è il momento di esaminare le spese.

La valutazione dei costi nel business plan è di due tipi: gli investimenti necessari per aprire un bar e il calcolo del break even, il punto di pareggio; vale a dire dei costi che ogni giorno la nostra struttura dovrà sostenere per stare aperta al pubblico. All’interno del break even distingueremo in costi fissi e variabili.Il calcolo degli investimenti necessari ad aprire un bar prevede di solito le seguenti voci:

  • Acquisizione del fondo commerciale (acquisto o più normalmente cauzione e costi di agenzia, o ancora buonuscita per l’esercizio precedente.)

  • Costi di ristrutturazione (verniciatura delle mura, opere murarie, nuove tracce per acque e cavi elettrici, spostamento fosse biologiche, creazione di spazi a norma etc.)

  • Arredamento: (bancone ma anche tavoli e sedie, eventuale arredamento di servizio e spazi esterni)

  • Attrezzature. I costi delle attrezzature meritano alcune specifiche (in altri post faremo ulteriori specifiche anche sulle altre voci) in quanto spesso la pubblicità può aiutarci. Molte aziende di bevande, gelati o caffé sono prontissime ad offrire in comodato d’uso frigoriferi o macchine da caffé purché si usino per tot anni i loro prodotti. Generalmente viene firmato un contratto che se da una parte fa costare leggermente di più i prodotti e concede meno libertà nel seguire la concorrenza dall’altra parte evita un esborso iniziale nell’acquisto delle attrezzature. In pratica se avete le spalle (finanziariamente) larghe potete legarvi meno con i fornitori, altrimenti  è il caso di essere felici così.

  • Ancora, in fase di apertura, mettete in conto spese varie che alla fine possono diventare cospicue. Commercialisti e notai per costituire la società, tasse assortite, documenti e tutte quelle attrezzature che sembrano poche cose ma che diventeranno uno stillicidio di assegni che vi accompagnerà fino ai giorni dopo l’apertura: posate e bicchieri, i microonde (almeno 2) attrezzature igieniche, piatti,  piante e piccoli arredi, grafico, menù e materiale vario, mesticheria e cancelleria etc….

Il calcolo del break even consiste nel valutare quanto costerà l’apertura quotidiana del locale, in pratica quanto dovremo incassare per riuscire a pareggiare (e guadagnare) nell’attività.
Per valutare il Break even si conteggiano parametri come:

  • L’affitto del locale.

  • Le utenze (elettricità, acqua, gas etc..) cercate di desumere questi dati magari da baristi che conoscete. Un business plan di esempio tagliato su un bar italiano lo potete scaricare in due click partendo da QUI!

  • I costi dei servizi, soprattutto commercialista e consulente del lavoro. Figure indispensabili nella legislazione italiana (il consulente del lavoro soprattutto se avete dipendenti).

  • Una cifra indicativa per riparazioni e manutenzioni. In questo senso per molte attrezzature in comodato d’uso la riparazione è più o meno gratuita, se avete una cucina può essere utile stipulare un abbonamento fisso di manutenzione che non vi dia sorprese, molto spesso i manutentori li propongono (ma non sempre).

  • L’assicurazione: verso incendi e atti vandalici ma soprattutto verso danni a terzi: pensate solo ad un cliente che scivola sulle scale o alla ricorrente e sempre drammatica bevuta di varechina da una bottiglia ritenuta d’acqua.

  • La pubblicità: questo è un argomento vasto a cui dedicare un post. In ogni caso e soprattutto per una nuova apertura è un costo quasi imprescindibile, grafico, tipografia e acquisto di eventuali spazi pubblicitari.

  • Gli Oneri finanziari: in pratica quanto ci costano in interessi i soldi che abbiamo preso in prestito per aprire(altro capitolo vastissimo). Attenzione, spesso sottovalutare questo dato può essere fonte di amare sorprese.

Capitolo a parte è il personale. In Italia, soprattutto per il “cuneo fiscale” vale a dire la differenza fra il costo del dipendente per l’azienda e lo stipendio effettivamente percepito dal dipendente stesso, il costo dei dipendenti è spesso molto gravoso. Pensate che ad uno stipendio di circa 1000 € corrisponde un’esborso dell’azienda di circa 2200€. In più calcolate la tredicesima in dicembre e la quattordicesima in luglio. Il personale è sicuramente un costo pesante, nel quotidiano dovrete lavorare per limare anche di solo mezz’ora gli orari di ognuno. Ci sono numerose forme contrattuali, le esamineremo in futuro. Tenete presente che il costo del personale tende al patologico quando supera il 35% degli incassi.

A completare il break even sono i costi variabili, rappresentati di fatto dal costo del cibo. Il dato di partenza per calcolarlo è il cosiddetto food cost, il costo unitario delle preparazioni in menù.
Carta e penna: per preparare un cappuccino serve:
caffé 7gr  = 0,09€
zucchero 5gr  =0,02€
latte 120ml (consideriamo in questo caso un piccolo spreco) = 0,14 €

Il costo di un cappuccino è quindi di 0,25 €, se lo vendiamo a un euro il food cost sarà del 25%. Il discorso è articolato e probabilmente sarà più chiaro esaminare l’analisi allegata, pensate però che generalmente il food cost medio è intorno al 18 % nel settore caffetteria e può arrivare e superare facilmente al 30% nel settore food.

Valutato il food cost di ogni preparazione calcoliamo quello medio. Diamo percentuali di vendita ad ogni settore di prodotti (cosa compone il nostro incasso? Per il 20% caffé, per il 18 brioches, per il 10% panini etc) poi facciamo la media dei vari settori e stabiliamo la cifra usando come base gli incassi che abbiamo preventivato. Se abbiamo preventivato di incassare 200.000€ all’anno e il nostro food cost medio è del 27% il food cost sarà di 54.000€
Anche questo concetto può sembrarvi complicato, date un’occhiata alla tabella. Pensate che sono valutazioni davvero importanti per ogni attività.

Ottenuto anche questo dato si comincia a tirare le somme finali.
Mettiamo in cima alla tabella l’incasso (al netto dell’IVA) e cominciamo a scalare i costi, fa male, lo so, sembrano soldi veri, ma questa è la strada.
Quindi sottraiamo per primo il food cost o costi variabili, poi i costi fissi e infine una voce che ancora non avevamo visto: gli
ammortamenti.

Nei business plan dei pubblici esercizi l’ammortamento dell’investimento iniziale viene calcolato di solito in dieci anni, quindi, nella redazione del nostro piano prenderemo la cifra che abbiamo calcolato nella valutazione dell’investimento e la spalmeremo in dieci quote.

A questo punto facciamo la sottrazione. L’incasso iniziale tolte tutte le spese, ammortamenti compresi, e abbiamo l’utile (o perdita) prima delle tasse.
Le
tasse sull’utile hanno i nomi in codice di IRES e IRAP.

Per convenzione l’IRES viene calcolato come il 33% dell’utile ante imposte, sulla cifra risultante, più altri parametri inerenti il personale si calcola il 4,25 di IRAP. Il totale delle tasse sull’utile risulta così del 37.25%, anche se si parla da un paio di anni di abbassarlo al 31,25% succederà mai?

Bene. La cifra finale risulterà essere quello che (stipendio a parte se lo abbiamo calcolato come costo del personale) ci metteremo in tasca…. Attenti, se se lo studio è stato fatto con criterio rischia di essere un dato veritiero…..

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